档案数字化是如何实现自动化办公的？（二）——档案管理系统

本期主编：橙子

近几期跟大家分享了档案数字化的知识，今天我们这期来讲档案管理系统。说到档案管理系统，我们经常能听到的另一个词就是自动化办公，那么，接下来就说说他们之间的关系。 #

往期也介绍了关于档案管理系统、档案数字化的专业知识，感兴趣的朋友可以查看喔 #

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如今，信息技术已经进入了一个飞速发展的时代办公自动化原理及应用，尤其是计算机网络技术的发展。管理信息系统已广泛应用于社会各职能部门和机构。档案管理工作也不例外，那档案管理系统是如何实现自动化办公的呢？ #

一、档案管理系统如何实现自动化办公？ #

档案管理系统需要先进行档案数字化，就是将纸质的档案转换成电子信息存储在服务器中。（之前的文章都有详细描述，感兴趣的朋友可以翻看往期文章。）

档案在完成数字化之后，信息可上传至系统服务器中，在档案查询时，系统会从服务器中直接调取档案信息，从而实现自动化办公。 #

二、档案管理系统有哪些功能？

系统采用模块化设计，不同模块的联动而实现对档案信息的综合管理，从而使得无人化办公成为了可能，那系统中都有哪些模块，他们的功能又是什么呢？ #

(1)档案案卷管理 #

主要负责完成整个文件的管理，包括文件的转入、转出、分享、查阅、借阅等功能。文件转入是接受外来部门转入的档案资料。 #

各接收单位的管档人员收到文件后，要对照《转递登记表》进行核对，审核通过后，在《转递登记表》回执上签名盖章，返回《回执单》，将文件按程序入库存放。

(2)档案材料管理

系统能完成档案目录的编辑、资料的输入、输出，以及纸质资料的数字化等操作。文件资料的收集、鉴定、归档、整理是档案管理工作中的一项重要内容。 #

(3)档案审核 #

系统可以实现档案的审核功能，包括人员的调动、升迁等，用软件来实现管理，省去了很多原本复杂的工作，简化了流程。 #

(4)档案网上阅档系统 #

通过在线审查许可证文件查阅申请，在线实现文件查阅功能以系统专用资源网为网络基础，在系统内部实现当地和远程查阅文件、文件查阅功能。

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系统在进行安全方面考虑，可以根据日期、时间、长期有效等多种方式，完成文件许可的文件查阅过程进行详细的日志记录，信息采用加密方式，使系统运行更加安全。

(5)备份系统 #

为了保证系统数据的安全，提供了定时备份和手动备份功能。备份内容包括文件管理数据和数字素材数据。

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系统备份由文件管理器执行，可以每周备份一次办公自动化原理及应用，也可以随时手动备份。备份数据可以通过移动硬盘、录像机等存储。 #

三、档案管理系统优势总结

1、系统实现了无人化办公。

2、系统简化了工作流程，提升了工作效率。 #

3、使用系统管理，节约大量人力物力。 #

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这期就说到这里，觉得有用可以分享给身边的人，欢迎在评论区留下你的看法，我们下期再见！ #