HR采购系统具备什么样的功能才能满足公司需求？

提及人力资源，我们应当提及一位大咖，Dr.（理查德·斯旺森教授）人力资源发展(或人力资源开发，HRD)的过去与未来。 #

理查德·A·斯旺森，1968年荣获硕士学位。 #

日本得克萨斯学院泰勒学校商业和技术大学人力资源开发主任。肯塔基学院荣誉退职博士。是绩效改进、组织改革和人力资源开发与评估等方面国际公认的权威。现在旨在于理论建构方面的研究。 #

受聘兼任中国、加拿大、墨西哥、欧洲和美洲等地各大著名公司的外部顾问。在人力资源开发和绩效改进领域发表了240多篇学术论文与专著。是中国人力资源开发学会的前任主席和《人力资源开发月刊》、《人力资源开发前沿研究》的名誉编著。

2004年荣获国际人力资源开发专家名人录。

2006年，密歇根学院成立了理查德·A·斯旺森杰出教学奖。

人力资源系统是公司最重要的采购之一。现现在，呈起火式下降的人力资源硬件市场，以及当下的状况，使公司对“人”的管理成为当务之急。

这么HR采购系统的关键方法有什么？人力资源系统具有何种样的功能能够满足公司需求？这份完整手册请收好！ #

01 #

哪些是人力资源硬件？

人力资源硬件是HR管理日常人力资源步骤的工具，比如应聘、入职、培训、工资、福利、考勤、绩效管理和继任计划等。

○人力资源硬件的类别 #

人力资源硬件通常是一套模块，每位模块针对不同的步骤。最全面的平台有几个名称： #

·人力资源管理系统（HRMS）

·人力资源信息系统（HRIS） #

·人力资本管理（HCM）

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某些名称一般可以互换使用，但互相之间也存在一些差别，HRMS和HRIS是可选购的硬件，而HCM是HR步骤和硬件的合称。

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HR硬件一般包括以下模块，可以单独订购： #

·核心人力资源（福利、员工记录、工资单等） #

·人才管理（薪资、学习、绩效、招聘、继任） #

·劳动力管理（议程安排、时间和缺勤） #

·服务交付（职员和主管自助服务）

○人力资源硬件的弊端 #

人力资源硬件可以将人力资源部委的记录保存、计算和通讯任务数字化，并将其中的一些职责分配到整个组织。

比如时间和缺勤、工资单、招聘、法规遵循和福利管理等功能，可以取消线下纸质管理，选择更有效的线上管理。自动任务手动化可以减少劳动力费用，简化人力资源步骤并增加效率。

HR系统的影响不止于手动化，还可以提高职工表现，发挥职员潜力，从而增加企业造就力和生产力，最终带给更高的收益。 #

02

评估HR硬件的关键 #

怎样找到更适宜自己的HR系统？ #

怎么检测供应商型号表，并通过比较不同的产品，作出正确选择？

…… #

现在，市场上大多数产品都已渐趋成熟且同质化严重，问题是这些产品可以解决最复杂、最纷乱的问题——即功能或步骤痛点。公司须要转变思路：人力资源技术不止服务人力资源部委，还服务于所有职员。 #

人力资源硬件选择方法：

1、创建评估人力资源工具的战略，定义公司最大的挑战、需求和目标。

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2、组建跨部委采购团队，包括来自人力资源、IT和财务的代表，以及将使用该硬件的部委主管和职工。

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3、确定要求。列举在HR系统中对组织很重要的内容，包括技术要求和业务问题。

4、确定潜在供应商。将可选择的供应商列表缩小到5-10个，以获取更多信息。 #

5、向供应商候选名单发送方案恳求。方案恳求应清晰简约，包括有关组织、项目、时间表、提交规则和范围，以及供应商调查问卷。

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6、查看方案演示。方案演示是辨别产品功能的最佳方法，要求每位供应商紧扣组织的实际用例建立演示。为职员显示准确方法的演示是辨别产品是否为最佳选择。 #

7、阅读案例研究。查找往期的顾客案例，向供应商打听可以直接回答问题的参考顾客。 #

○谁负责订购HR硬件？

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探讨HR硬件采购团队应当由谁组成，以下是典型的角色和职责。 #

发起人：监督项目的主要人员，一般是C-suite中的某个人，比如首席人力资源官、CIO或CFO。它们作出关键决策，并使计划与业务战略保持一致。

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选型主管。选型总监是产品评估和选择过程的实际项目总监，一般是初级人力资源总监。 #

选型顾问。此角色通常由外部顾问兼任，但也可以是在需求规划、RFP打算和其他即将方法方面具备类似专业知识的内部人员。 #

主题学者。很多人最了解新系统将管理的重要业务步骤，比如人力资源管理、工资单、福利、招聘和薪资。

演示团队：该团队是人力资源人员和主题学者，它们将使用新系统并向HR系统供应商提出部委需求。

○RFI与RFP：二者都须要吗？ #

RFI指信息恳求，是从潜在供应商处荣获基本信息的初步文件。RFP指议案恳求，是企业要求从供应商处荣获的文件，目的是荣获特定服务的产品和价钱概览。RFP和RFI其实有许多相同之处，但他们的使用场景显著不同。 #

RFI应当是供应商能完成的简略易行的事情。目的是了解不同类别硬件的广度和深度，以及他们是否符合基本标准，其真正价值来自供应商递交的其他信息，比如价目表、标准协议和推行合作伙伴。

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RFP应当有一个带有复选框的矩阵，从而供应商标识某个功能是否在当前版本中，或将要公布的版本中，是否可以通过平台包含的订制工具荣获，或则不太或许出现在产品里。 #

○为新的HR硬件建立业务案例

人力资源硬件套件并不实惠，要劝说决策者为其付费，业务案例是必不可少的。最好将这些给CEO和财务主管留下深刻印象的定量剖析与反映用户日常需求的定性信息相结合。以下是主要方法：

1、需求搜集：征询用户和主要利益相关者对当前人力资源步骤的反馈并考量其效率。 #

2、系统评估：调查当前HR系统满足已确定要求的能力、HRIS维护等费用以及新系统可以做哪些。 #

3、模板化：在标准文档中整理数据、反馈和需求，并打算业务案例。 #

4、效益考量：量化新系统怎样改进人力资源步骤。

5、ROI估算：插入费用和利润指标，以显示系统何时开始为自己埋单。 #

6、受众辨识：辨识关键利益相关者和决策者，并依照它们的个人需求调整案例。 #

03 #

■需要考虑的HR硬件功能 #

大部份供应商都可以满足HR的要求，这使HR很难选型。以下是一些重要的人力资源硬件功能和前沿技术，由核心人力资源、人才管理、劳动力管理和服务交付中的主要模块组成。

○核心人力资源 #

许多公司，尤其是中小企业，订购HRMS是为了争创一个无纸化的HR系统，电子职工记录一直是HR技术的基础。

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一个差别是薪资单模块，许多HRMS没有，另一个问题是与第三方薪资单提供商的集成类别，处理薪资单的HRMS或许还要将此功能的一部份外包。另外，需要确保人力资源系统是否还能处理临时工，包括提供精确的职员数量，并为它们提供安全ID和其他全职职员收到的工具。 #

核心人力资源与ERP财务模块的密切集成是必不可少的，它可以帮助HR剖析一些问题，比如是否要为某项工作雇佣两名兼职或一名全职，或则以最具费用效益的方法完成工作全天候与全球劳动力。 #

○福利管理 #

管理标准福利，如健康、牙科、人寿和残障寿险、401(k)退职计划、学费报销和征税降价的灵活总额帐户是核心人力资源的一项常年职能。

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许多公司仍然在将这种功能从它们的本地计算机转移到基于云的提供商。新的健康寿险平台和健康门户将医疗美容赶超基础，提供对提供商、医疗建议和瑜伽社区的在线访问。还要确保独立的健康平台与财务相结合，那样就可以轻松地管理健康福利的税赋和合规影响。 #

在订购福利技术时，大部份重点要置于与福利提供者的合作伙伴关系上，而不是适于管理它们的硬件。在这方面，用户感受就不是作出福利选择决定的首要衡量诱因了。核心问题在于，特定类别的硬件是否与公司的HRMS匹配。

验证供应商是否支持您公司的全部福利菜单。同时寻求适于订制系统的工具，以处理管理您的规则和新政所需的复杂工作步骤，比如收回费用资金的能力或职员共享暑假时间的选项。

○工资单

薪资模块或外部服务应具备以下内容：为公司举行业务的每位国家/地区提供支持，这可以通过各类工资提供商提供；争创和递交适当的地税文件和其他合规要求的能力；与核心财务（一般在ERP中）对接，以确保财会记录反映最新的薪资单。 #

○入职

入职步骤，尤其是职员的第三天感受，可以决定它们待多长。

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入职的大问题是：该硬件是否会与所有非人力资源解决方案对接，是否有所有的工作流和处理异常的功能？

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为了让职员入职，人力资源专业人员应当协调一系列步骤，从领取安全肩章和电脑笔记本到购买军装和安排轮训——其中大部份以特定次序进行。协调某些方法还要一个与IT、考勤卡和其他系统还要设置新职员。 #

其他要调查的功能包括： #

与学习系统一体化，所以新职员可以迅速接受所需系统和步骤的轮训，并见到未来新职业公路的轮训机会；

调查工具使辞退职员可以轻松提供反馈，无论它们是否进行了辞职面谈；随着时间的推移，它会推行一个可以剖析的数据库。 #

○合规

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检测供应商是否支持以下内容： #

每种类别的文件，包括组织还要递交的所有表格和展品； #

人工智能、分析和其他模式，确保人才管理模块不会因容许性别仇视和其他违法成见而违背仇视法；

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职员记录储存依照隐民法，比如欧共体的GDPR，非常是对于使用其他提供商的公共云服务的HR硬件供应商。 #

○人才管理

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在核心HR以后，人才管理是HR硬件采购和产品开发最重要的驱动力。 #

人才管理系统囊括了大量的业务和步骤，要招考具备适当经验和潜力的职员，发展它们的技能，激励它们，评估它们的绩效，补偿她们，留住她们或抚慰她们的辞职。

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公司培养技能的一种新兴模式是使用零工市场，这项技术最初是自由职业者寻求工作的一种模式，但目前公司内部正在使用这些技术来宣传还要职员具有某种技能的项目。才能以积极的形式运用职员的技能和优势。 #

从职业和技能发展的视角来看，增加透明度可以让职员看见组织内部的发展机会2023年人力资源管理题，也减少职工保留率和在应聘冻结其间保持生产力的能力。 #

○薪酬管理

许多公司都应当有一个很大的电子表格，其中显示职员薪水和职位，以及每项工作的薪水范围。问题是，HR要从那里荣获很多数据？

理想状况下，薪资管理系统带有预先填充的大数据服务。假如没有，HR应当从外部提供商那边订购数据的费用以及包含的信息的最新状况。薪资数据库通常用不到，只有当HR还要查询职员绩效或薪资时才会用到。

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其他差别化特性包括： #

支持专门的薪资方式，非常是在以销售为导向的公司的浮动工资； #

便于使用，可以在定期薪资周期中从电子表格切换到估算降薪和奖金。

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○学习与发展 #

本地学习管理系统(LMS)是初期人力资源硬件市场中的常见平台。近些年来，许多LMS早已现代化并迁移到云端。 #

找寻有用的轮训内容是一项挑战，公司一直请教于第三方提供商，但这或许很高昂。对于这些早已拥有LMS的人来说，问题是是否可以从这种新来源导出内容。 #

学习感受平台(LXP)是LMS的新名词，它包含了外部内容。一些组织添加LXP作为与职员互动的主要方法，但保留它们的LMS以保存记录。这为职员造就了更好的感受，而无需拿掉LMS。

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想要选用这些机制的订购者应当首先了解LXP和LMS之间的差别，并确保他们挺好地对接在一起。

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在人才管理硬件的职业规划和学习功能之间进行良好整合也很重要：当职员才能真正看见一条路径并找出它们的差异时，职业规划和学习功能会更有用，帮助职员向目标前进。 #

需要寻求这种功能：

多种学习方式，包括课堂、远程、纸质、视频和音频，包括直播和点播； #

使职工就能轻松争创学习内容的工具，比如在智能相机上录制视频和提供可搜索的成绩单； #

丰富的课程和资料库，囊括广泛的相关主题，包括职员在工作中使用的工具，以及满足您所在行业认证要求的课程； #

支持感受API(xAPI)，这是一种集成标准，有助于将剖析应适于学习，以监控职员的使用状况并改进产品。

○绩效管理

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公司早已开始从繁杂的年度初审转向选用持续的绩效管理，这提供了指导和反馈的工具，以不断增加职工绩效。 #

大多数公司都可以挺好地使用绩效管理硬件，该硬件支持九宫格，这是人力资源部委在绩效管理和继任者计划中适于评估职员绩效和潜力的标准工具，通过绩效剖析也发觉问题和机会，工作流和异常处理功能可以帮助HR解决某些问题。

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仔细研究社交媒体和电子电邮集成，对于促进职员向朋友发送赞扬和“轻推”并将这些反馈作为日常工作步骤的一部份至关重要。

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之外，寻求以下功能：

与学习系统集成，从而职员可以提升技能或接受强制性轮训； #

保留剖析，以辨识有辞职风险的领导者和其他高绩效者； #

与薪资管理模块的集成，以及剖析适度的全面降薪怎样影响高绩效职员斗志的能力。 #

○招聘 #

人才夺回战使许多公司的应聘显得困难，尤其是在灾情后的复苏时期，劳动力供应紧张。人才管理硬件比任何其他类别的产品都拥有更多的应聘工具，应聘硬件市场不断变化，每年都有初创公司踏入，人才获取早已显得至关重要。

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一些组织对应聘的要求较低，只须要基本功能，比如申请人跟踪系统(ATS)、在线职位公布和从应聘到工作提供的步骤。 #

在这些状况下，选型过程应当指出更初级的功能，包括候选人关系管理、从各类不同来源获取简历的能力、连接以及在候选人通过招考渠道时更好地了解它们。 #

检测以下功能： #

邮件，这有助于接触这些难以使用电脑笔记本或个人笔记本甚至更喜欢邮件而不是语音通话的候选人；

使用的每位通讯平台上记录与候选人的每天联系的初审；

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自然语言处理，适于剖析非结构化数据，比如文本消息。 #

○继任计划 #

一些人才管理硬件有继任计划模块，可以帮助规划高管和其他高价值职员辞职时应当发生的事情。它还可以通过发觉不满意的征兆并提供职业公路来帮助留住优秀职员。 #

易用性在这儿至关重要——尤其是当人力资源部委以外的人还要使用这种工具时。 #

好的HR系统还具备以下功能：

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考虑不同报告结构和重组或公司合并对继任影响的假定能力； #

一种组织结布光工具，理想状况下，它赶超了静态PDF，但是可以轻松联通；

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与学习管理工具密切结合，以推动指定适于最终晋升的职员的职业发展；

计划非执行级别职员继任的能力。

○职位公布和面板

将每位列表公布到尽或许多的渠道的日子早已一去不复返了。现在，职位公布一般还要掏钱，将优先级转移到管理职位上，从而他们尽或许有效。应聘模块目前有更多的工具来帮助争创职位描述和职位。

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重要功能包括： #

与流行的职位公布渠道和您想使用的其他人集成； #

支持其他数字渠道，比如社交媒体和文本，以更准确地定位有前途的候选人。

○视频口试 #

基本的笔试只牵涉使用网路摄像头来取代面对面的大会，视频口试硬件要复杂得多，它可以让雇主向数千名候选人发送相似的一组问题，从而以一致的格式进行笔试，并使用人工智能剖析候选人。该技术一般适于筛选第二次笔试名单。

仔细初审录制和管理视频的服务或许费用很高，HR选型时要注意哪一家有视频口试功能，他们储存多久时间和按需访问，是否可以下载，假如他们当初与外人共享。在ATS中录制的视频或许须要订购更多储存容量。

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找寻那些关键功能：

适于检查硬件推荐误差的工具和程序；

轻松联通、在视频中做笔记和在视频之间迅速跳转的步骤；

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手动转录，您可以轻松搜索建议公司所需技能的关键字。

○员工敬业度和认可度 #

职员敬业度仍然是科技初创公司的一个下降领域，主要的人力资源平台供应商早已竞购了很多利基参与者或建立了自己的工具。易用性是最重要的标准，由于用户一般是技术技能有限的主管。 #

职员调查是考量和增加职工敬业度的流行工具。最有用的硬件有大量具备交叉制表功能的现浇调查选择。易用性重新成为关键，由于大多数用户是不精通的人力资源人员技术。 #

据悉，寻求以下选项： #

附加支持肩章和其他类别辨识的文档或数据的简略技巧；

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与电子电邮和协作平台的强悍集成；

将辨识数据导入到绩效管理系统的能力；

迅速返回调查结果并近乎实时地合成数据。 #

○劳动力管理 #

劳动力管理系统使组织才能监控和增加职员的生产力不仅跟踪完成任务和项目所需的时间外，劳动力管理还可以辨识机会，以更好地安排和布署职员和技能组合。 #

人力资源规划与人才管理有显著的相同之处，但劳动力管理是一门独立的学科，一般有单独的硬件专门适于它。

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劳动力规划部份依赖于人力资源剖析工具，由于高管和人力资源主管将外部人口统计和劳动力数据与内部数据一起解读，以发觉未决的过剩或决定在那里再次分配职员以更好地解决战略重点。

轮班硬件是这些更精细的劳动力规划方式的主要工具。假如它能让职员自己安排时间，同时确保排班被覆盖，这对于留住这些专业的职员来说至关重要，这么它就非常有价值。

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据悉，请复查以下内容： #

每周跟踪某些职员的安全收据，包括是否已被注销；

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了解工作的认证要求、评估认证有效性及其到期日期的能力，以及相关轮训的LMS或LXP链接；

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当职员接近还要支付福利或加班费的每日工作时间时发出通告。

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○SSC服务交付 #

职员也是走在大厅里询问题或在人力资源部委发放表格的日子已然成为过去。随着公司数字化和职员显得更加分散，服务交付已成为确保职员荣获服务的重要方面。

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人力资源服务交付是人力资源技术的一个下降领域，供应商提高了帮助台、聊天机器人和反馈工具。

某些平台在内部设置、与人力资源系统集成以及填充足够的数据和文档时或许具备挑战性，这一般使他们更适于大公司而不是中大型企业。针对组织的特定需求和文化轮训聊天机器人是另一个挑战。

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○员工自助服务(ESS) #

使职工才能修改她们的个人信息、福利补选和受惠人可以为人力资源专业人士节约时间和金钱。供应商已努力在职员的个人设备上提供很多职工自助服务功能2023年人力资源管理题，但存在限制。

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找寻某些功能： #

智能相机访问大多数自助服务功能；

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支持其他设备，包括工厂平板笔记本、休息室计算机和销售点系统，假如职员主要是缺少智能相机和家用计算机使得还要其他模式访问ESS的职员。

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○经理自助服务(MSS) #

管理人员须要赶超ESS的自助服务功能，通过提供对执行其监督角色所需的HR和业务功能、应用程序和数据的访问权限。

以下是在主管自助服务功能中要追寻的功能： #

·远程访问所有应用程序，具备与内部系统相似级别的安全性和隐私性； #

·部门范围内对工作时间表的可见性，以帮助批准周末和其他修改。

04 #

人力资源硬件的最新趋势

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灾情放大的社会趋势正在对人力资源步骤和硬件形成重大影响，同时新兴技术开始渗透到业务步骤中。以下是七大趋势： #

人工智能。人工智能可以发觉方式、选择备选方案并作出预测——换句话说，就是人们在应聘、评估和培养人才时所做的所有事情。用人工智能将步骤手动化可以使他们愈发精确和高效。大多数人力资源硬件供应商正在积极提高人工智能功能。

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加强现实和虚拟现实。AR将数字信息叠加在现实世界的环境中，而VR则企图以数字形式模拟整个环境。二者都刚才开始通过提供职员所需的工具和程序的虚拟动手感受来转变企业学习方法为工作而学习。

区块链。一种适于在计算机链上分发记录的数据库技术，区块链使数据本质上是永久的，不受黑客防御。公司早已意识到共享职员记录和其别人力资源信息的潜力。区块链人力资源技术最初的用途包括安全传输薪资单文件、候选人证书和雇用协议。

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多样性和宽容性。人力资源硬件供应商以新的D&I功能作为回应，包括专业学习从而祛除应聘成见的内容和人工智能工具。

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心理健康。女工与灾情封锁和远程工作期望带给的孤立和压力的斗争迸发了人们对支持与身体健康同等的心理健康的新兴趣。雇主已开始在其福利包中提供心理健康应用程序和门户网站。 #

对于此前灾情的封锁促使大多数白领职员在家工作。当限制开始解除时，公司研究了一种结合家庭和办公室的新混和机制。劳动力的地理分散推进了对视频大会的需求，人力资源硬件供应商早已以远程绩效管理和应聘、员工敬业度、监控和健康以及管理灾情安全合同的新功能作为响应。 #

机器人步骤手动化。通过模仿人类行为，RPA“机器人”可以更快、更精确地执行常见的人力资源步骤，比如福利选择、费用报销和简历分类。近些年来，大多数供应商都将RPA列入了人力资源产品中。 #

说了这么多，我们来看一下，我们怎么来看人力资源活动对战略的支撑角度： #

从信息化到数智化，这股技术赋能的浪潮持续在人力资源管理中遭到关注。对于这个议程，坚信你们都已不陌生，一方面市场上有这些剖析，另一方面每位组织也会就自身的实践展开一定的探求。从企业视角来说，布署数智化的人力资源管理早已不是选择题了，更多是在目标、内容、形式和过程中展现下来的差别化。

人力资源数智化管理不是狭义的人力资源事务性工作，而是广义的战略的“立足组织、服务业务”，从组织层面的机制步骤，群体层面的文化气氛，个体层面的职员能力和感受进行全方位的升级。 #

基于肯耐珂萨的探求和实践，数智化人力资源管理既不是指单一的人力资源管理，也不是单一的硬件技术，而是二者的结合。有了专业内容的指导，让技术算法更具系统性；同时有了硬件技术的加持，也让专业的人力资源管理有了无限或许。

基于《人力资源开发》的理论基础，肯耐珂萨从人力资源管理的营运和开发两大维度（HRM=HRO+HRD）界定出了38个专业场景，为HR提供了一个专业的人力资源管理全景图： #

数智化也会有不同的价值分层，肯耐珂萨根据KID模型将其分为三层：

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第一层是数据价值层（Data），记录和承载人力资源的各种数据； #

第二层是信息价值层（），基于数据的处理提出人力资源管理的一系列剖析、判断和推论； #

第三层是知识价值层（），基于数据的处理对人力资源规律进行洞察，提供面向未来的决策支持。 #

这三个价值层产生的过程只是数智技术的变革过程，我们可以称其为数智技术的1.0，2.0，3.0。每一个阶段产品服务的聚焦点不一样，从最初的数据记录，到数据剖析得出推论，再到现在的数据洞察趋势预判。 #

基于已梳理的38个专业人力资源管理场景，以及数智化的三个演化阶段，肯耐珂萨设计了一个人力资源数智化产品魔方，将HR专业场景、数智化产品完美地结合在一起，提供从业务情景--场景解读--方案匹配的完整路径，帮助组织解决数智化人力资源管理的为何-是何种-如何做，以便HR伙伴更高效、专业、低费用地举行工作，帮助企业更好地弘扬数智化人力资源管理的变革或升级。 #

关于肯耐珂萨数智化人力资源管理研究院 #

专注于组织人事与人才管理领域，将信息化技术和大数据算法融入业务实践中，提供专业系统解决方案，包括报告洞察、成果创新、数智化系统等服务，推动企业人力资源管理的数智化变革与升级，以满足组织绩效的持续增强。 #