公路监理师辅导：高速公路资料归档整理

公路监理师辅导：高速公路资料归档整理 #

    为了加强全线工程资料的及时收集、归档和管理，以及在竣工时顺利上交各种竣工资料，特制定以下资料归档整理办法
    为了加强全线工程资料的及时收集、归档和管理，以及在竣工时顺利上交各种竣工资料，特制定以下资料归档整理办法。
    公路竣工资料一般是按照“谁形成，谁编制”的原则。建设设计施工、监理等单位，根据各自的职责以施工、监理合同段为单位分别编制文件。
    设计文件由建设、设计单位负责编制。
    施工文件和竣工图表、竣（交）工验收文件由施工单位编制，监理单位负责检查审核。（施工文件内容附后）
    监理文件由监理单位负责编制，并负责监督、检查项目建设中文件收集、积累的完整、准确情况。（监理文件内容附后）
    具体的编制格式如下：
    案卷构成的顺序依次为外封面、内封面、卷内目录、文件材料、备考表（详见附件2表）。
    文件材料幅面原则为A4纸（210mm×297mm）。
    打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用20号仿宋体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。

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    一、页号规定
    单页书写的文件材料在右下角编写页号，双页书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号，且与目录相对应。图样页号编写在标题栏外。保管单位之间不连号。
    成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组卷的，应排在卷内文件材料最后，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
    案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。
    二、案卷封面和脊背的编制
    1、案卷封面须填写档号（指档案分类号和案卷顺序号）、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等项目。
    案卷内封面须填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、档号等项目。
    档号，填写档案的类别代号、项目代号和案卷顺序号。公路工程类别代号统一为“5”。项目代号是档案人员为档案编制的需要而给予该项目的代号。案卷号为该案卷在项目档案案卷内的排列顺序号。类别代号与项目代号之间加“?? ”隔开，项目代号与案卷号之间加“—”号隔开。 #
    公路工程竣工文件材料分为五级类目：
    第一至第三级类目固定不变，四级类目为单项工程项目代号，项目代号可用阿拉伯数字表示（如：国道107，项目代号为107），也可用建设项目起止点汉语拼音第一字母和某段起止点的汉语拼音第一字母组成，中间加??°。??±符号；五级类目按单项工程竣工文件材料形成的先后：综合部分、决算和审计文件、监理资料、施工资料、科研新技术资料，分别用1、2、3、4、5表示。
    档号的形式GL5.1. ××。×－×דGL”：一级类目（公路）；“5”：二级类目（公路工程）：“。”：类级符号；“1”：三级类目（道路）；“××”：四级类目（单项工程项目代码）；“×”：五级类目（文件材料的五大类文件）；“××”：案卷顺序号。案卷顺序号不编虚位，从“1”开始编写。
    档号章
    档号章用红色印泥加盖在每件文件首页的左上角，距上边沿10mm，左边沿20mm的位置。 #p#分页标题#e# #
    档号章格式与尺寸如下，档号章内的“档号内容”可刻至四级类目（刻制字体4号仿宋体），五级类目类目和顺序号可用钢笔填写。
    例：GL5（公路工程代号）。1（道路）。ZX（准兴高速公路）。1—×××（案卷号）
    案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件内容。主要包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。项目名称以初步设计的批复为准。
    编制单位，是指案卷形成单位。
    编制日期，是指案卷形成日期。
    卷脊应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。
    2、卷盒背脊档号栏贴标签。标签为白纸，共分四格，自上而下依次填写全宗号、类别代号、项目代号和案卷号。其中全宗号可暂不填写。卷盒背脊案卷题名栏可不填写。（式样见附件2表4）
    3、案卷装盒后，随同案卷目录一起移交档案室。
    三、卷内目录的编制（式样见附件2表1）

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    卷内目录由顺序号、文件材料题名、文件编号、责任者、日期、页次、备注等项组成。
    顺序号，填写文件材料排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注。
    文件编号，填写文件材料的原始编号或图样图号。 
    责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者。责任者可采用通用的标准简称。
    文件材料题名，应填写文件材料标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题。
    日期，填写文件材料的形成日期，年、月、日，用8位阿拉伯数字表示。
    页号，填写每份文件首页上标注的页号，最终件标注起止页号。 
    备注，需要时填写。
    卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。 
    四、备考表的编制（式样见附件2表2）
    应标明卷内文件材料的件数、页数，不同载体形式文件的数量以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

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    立卷人应由责任立卷人签名。
    立卷日期应填写完成立卷的日期。
    检查人应由案卷质量审核者签名。
    检查日期应填写审核日期。
    互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
    五、案卷的装订
    1、文字材料统一采用装订形式图纸为主的可采用装订和不装订两种形式。不装订的材料要逐件加盖档号章。
    2、案卷装订后装入科技档案盒。案卷用塑料夹固定或采用三孔一线装订方法，孔距80mm，案卷底边和装订边要整齐，脊背边与底边成90°直角后方可装订。不装订的图纸按照卷内目录的编排次序，编写好页码后装入卷盒。
    3、案卷装订要牢固、整齐、美观。不同尺寸的文件材料要折叠成A4幅面，其中图纸统一按照GB/T10609.3—89《技术制图复制图的折叠方法》折叠成A4幅面，幅面过小无法装订的应裱糊在A4纸上装订。
    4、卷内文件材料装订前必须去掉金属物，对破损文件材料修裱完好。 #p#分页标题#e# #
    六、案卷目录的编制（式样见附件2表3）
    案卷目录应在案卷整理完毕后编制，将分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、案卷文件份数、案卷页数、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等内容逐项填写。
    七、照片档案
    1、照片不能贴在纸上与其它文字材料混合装订，应直接装在符合GB/T11821-89要求的相册中（相册可在档案部门采购）。
    2、照片档案分照片和底片。照片的案卷页号，正面编在右上角，背面编在左上角。
    3、照片应题名，题名不宜超过50个字。在尽量保证基本要素内容完整的前提下将下面述及到的“照片文字说明”改写成照片名称。
    4、应填写本张照片内容相关的纸质文字（图表）材料档案的档号（即相册内应有“参见号”一栏）。
    5、照片文字说明：文字说明的内容应具有事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。要求文字简练，一般不超过200个字。
    6、分组说明：由若干张联系密切的照片组成的一组的总体说明。 #
    7、案卷题名：一个相册要拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题名应概括本册内全部照片的基本主题。
    8、要求编写案卷目录。
    八、音像档案
    1、声像资料要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日等）声音清楚，图像清晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。宜将磁带、录像带改制成光盘，以延长保质期。保管期限，可根据科技文件材料中相关的内容来确定。
    2、音像材料档案，要按形成顺序排列，分别编写流水编号。
    3、要求编写案卷目录。 #